Assistant / Assistante de direction

Description


Au sein d'une association solidaire, vos missions seront:
1. Assurer les travaux courants de secrétariat
- assurer la communication des informations utiles à l'activité du service et/ou de la structure
- accueillir informer et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur (prendre des messages, fixer des rendez-vous)
- assurer le traitement du courrier et messages électroniques (saisir et mettre en forme les documents, les transmettre)

2. Réaliser le traitement administratif et établir un suivi régulier
- assurer le suivi administratif courant du personnel (rédiger les demandes de congés, saisir les données dans le tableau des congés)
- faire des relevés journaliers de la situation du personnel (absence, arrêt maladie, etc)
- tenir à jour le planning des congés
- tenir à jour les divers outils de suivi de l'activité
- suivre les dossiers dans les temps avec les partenaires publics, privés et donateurs
- participer à des réunions et rédiger des comptes rendus

3. Assurer les travaux courants de gestion
- préparer et contrôler des actes de gestion administrative ainsi que les fonds de dossier gérés par le Directeur
- rencontrer des entreprises, collectivités et associations dans le cadre des dons
- tenir à jour un tableau excel qui donne une lecture de la situation pour les dons alimentaire et non alimentaires avec les entreprises
- suivre l'émission et l'enregistrement des reçus fiscaux dans le cadre des dons alimentaires et non alimentaires
- remplir les tableaux de suivi liés à la traçabilité de l'ensemble des flux provenant de la loi AGEC et de donateurs privés (associations) et en faire une remontée mensuelle
- Apporter une aide dans le cadre de la prospection des SIAE pour adhérer au site de vente en ligne

Compétences

  • Gestion administrative du courrier
  • Planning du personnel
  • Assurer un accueil téléphonique
  • Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Salaire2380.00 € /mois
Type de contratCDD
Nombre d'heure35h
Expérience3 ans - minimum sur le même poste
Niveau d'étudeBac+2 ou équivalents
LocalisationL Etang Sale, Reunion