Assistant / Assistante de direction

Description


Parfaitement identifié comme un atelier innovant, notre cabinet d'ingénierie spécialisé dans l'aménagement du territoire en zone tropicale est reconnu pour sa démarche environnementale forte. L'eau et le paysage sont notre source d'inspiration.
Notre force est de regrouper les compétences nécessaires à la maîtrise d'un projet de sa phase conceptuelle à sa réalisation technique et ainsi pouvoir proposer du qualitatif à un prix maitrisé. Cette reconnaissance à la Réunion, qui existe depuis plus de 10 ans, nous a amené à travailler à l'export avec notre partenaire Atelier LD sur la ville tropicale de demain. Les projets en cours de Smart city à Maurice (400ha) et le travail réalisé par LD Austral à la Réunion sur la ville durable de Beauséjour (68ha), l'écoquartier Cœur de Ville de la Possession (40ha) sont le résultat de notre savoir-faire, que nous vous invitons à découvrir sur notre site Internet : www.atelierld.com.
Nous vous attendons pour participer à notre développement et nous permettre de mieux travailler sur la ville de demain.

Votre profil :

Vous avez suivi une formation dans le secrétariat, l'administratif ou équivalent et/ou vous justifiez d'au moins une première expérience réussie dans ces domaines.
Motivé.e et curieux.se, vous possédez une très bonne maitrise du Pack Office et de l'outil informatique de manière générale. Vous aimez relever de nouveaux challenges et vous avez une grande capacité d'adaptation.

Vos compétences :

- Maîtrise indispensable de la suite Office
- Grande capacité d'adaptation
- Excellent relationnel

Vos missions :

En lien direct avec la Direction de l'agence et l'équipe administrative basée en Métropole, vos missions seront les suivantes :

1- Appui à la Direction :

- Organiser les déplacements, les rendez-vous et les réunions
- Rédiger des comptes-rendus de réunions
- Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, présentations, estimatifs...)

2- Administratif :

- Assurer l'accueil téléphonique
- Participer à l'établissement de la déclaration d'assurance annuelle
- Gestion du parc automobile de l'entreprise (accidents, réparations, entretien), tenue à jour du tableau de suivi
- Gestion et négociation auprès des fournisseurs de l'entreprise (ménage, informatique, assurances, téléphonie )

3- Comptabilité & Facturation :

- Préparer les éléments pour l'élaboration du bilan comptable
- Rapprochements bancaires
- Suivi financier (contrôle des coûts, des cartes de paiement, négociation des prêts)
- Préparation de la facturation
- Edition des factures
- Vérification et envoi des factures
- Suivi de la facturation
- Relance des impayés

4- Appels d'offres

- Effectuer la veille des appels d'offres
- Monter les dossiers administratifs des appels d'offres
- Faire le lien avec les entreprises partenaires afin de centraliser les dossiers administratifs
- Préparer les trames des appels d'offres (compiler les éléments administratifs, faire la mise en page de l'offre)
- Contrôler la conformité de l'offre finale
- Procéder à l'envoi des offres
- Effectuer le suivi des offres envoyées (tenir à jour un tableau Excel mentionnant les offres gagnées, perdues et les rapports d'analyse).
- Maintenir à jour les fiches références, plaquettes, CV et tous les documents utilisés dans le cadre des AO

5- Assistance équipe technique :

- Apporter un appui à l'équipe technique : situation de travaux, suivi administratif des chantiers, analyse des offres, etc...
- Gérer administrativement les projets : contrats, avenants, suivi des OS
- Participer à la rédaction des pièces techniques
- Tenir à jour une base de documents types (contrats, avenants, OS, devis

Compétences

  • Gestion administrative du courrier
  • Assurer un accueil téléphonique
  • Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Salaire2333.33 € /mois
Type de contratCDD
Nombre d'heure35h
Expérience5 ans
LocalisationSte Marie, Reunion