ASSISTANTE DE DIRECTION (F/H) - CDI (H/F)

Description


GUEZ CARAIBES est une Société d'ingénierie Certifiée ISO 9001version 2015 et OPQIBI, filiale du groupe INGEROP, avec un département spécialisé dans le domaine des Fluides et de l'Energie, et qui compte une trentaine de collaborateurs aux Antilles.

Au sein de l'Agence de Guadeloupe située à Baie Mahault, sous la responsabilité de la Responsable d'Agence Guez Caraïbes vous aurez pour missions :

1- La gestion administrative et commerciale
Organisation et suivi des informations en provenance de ou vers la direction (Feuilles de route, CR agence, revues de direction, déclarations assurances, notes de service )
Création des affaires sur la base de données et l'arborescence, relecture de contrats et documents commerciaux
Création, traitement et suivi des affaires, des sous-traitances, des nouveaux tiers, des index de révision plus diverses extractions sur logiciel Pythagore
Suivi des litiges et sinistres Guadeloupe en lien avec INGEROP
Participation à la mise à jour du site internet et aux évènements Guez Caraïbes

2- La gestion Ressources humaines
Gestion des congés et jours fériés, : plannings, calendriers semaine et autres procédures sur Pythagore, et en lien avec les ressources humaines
Enregistrement et suivi des arrivées, départs et changements de statuts du personnel, des stagiaires et des sous-traitants sur l'application KLEIS
Organisation logistique des recrutements (personnel, stagiaires) : annonces et réception des candidatures, accueil et kit de bienvenue
Propositions de formations sur les sites dédiés, suivi des plannings de formations, demandes de remboursement à l'OPCO
Elections du personnel en lien avec les ressources humaines
Déclarations et suivi des convocations de la médecine du travail

3- Gestion comptable
Facturation sur logiciel Pythagore
Envoi / enregistrement des factures sur les plateformes
Traitement des règlements : Suivi quotidien des relevés de comptes, annotations et dépôt GED et enregistrement Pythagore
Suivi des encours, relances des impayés
Enregistrement des données sur support GED et suivi avec la comptabilité par le siège

Vous pourrez être amené à participer à la démarche Qualité de l'Agence ISO 9001.

Profil :
Vous avez un diplôme de type bac +2/3 dans le domaine de l'administratif et de la gestion (BTS type Assistant(e) manager, DUT GEA, BTS PME PMI ), vous justifier d'un minimum de 15 ans d'expérience.
Vous maîtrisez très bien les outils informatiques (pack office notamment).
Vous disposez d'un excellent relationnel : sens de l'accueil, capacité à travailler en équipe
La connaissance d'un logiciel de gestion serait un plus.

Conditions d'emploi :
CDI, Ticket Restaurant, Mutuelle.
Rémunération : A déterminer, selon le profil et l'expérience du candidat.

Compétences

  • Gestion administrative du courrier
  • Planning du personnel
  • Assurer un accueil téléphonique
  • Réaliser la gestion administrative du personnel
  • Archiver des dossiers et documents de référence
  • Organiser la logistique des recrutements et des formations
  • Classer des documents
  • Réaliser une veille documentaire
  • Organiser, coordonner un événement
  • Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
  • Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
  • Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
  • Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
  • Animer, coordonner une équipe
  • Collecter et analyser des informations
  • Connaissance en système de management Qualité
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Type de contratCDD
Nombre d'heure35h
Expérience15 ans
Niveau d'étudeBac+3, Bac+4 ou équivalents
LocalisationBaie Mahault, Guadeloupe